对机关档案实体安全与档案信息安全技术保护的思考

档案管理　对机关档案实体安全与档案信息安全技术保护的思考　胡兹泉　（湖北省疾病预防控制中心，湖北武汉４３００７９）　摘要：机关单位的档案安全管理是档案工作的核心内容，也是为社会提供档案信息服务的必然选择。在机关档案安全管理中，即包括了对机关　档案实体的安全保护，也包括了对机关档案信息的安全保护。在信息化时代背景下，改进机关档案信息的安全保护技术，消除各种安全隐患，能够保　证机关档案工作的顺利开展。为此，笔者从研究加强保护机关档案实体以及信息安全的必要性入手，并总结提出各种有效措施，为强化档案保护，做　好机关档案工作提供参考资料　关键词：机关档案；实体安全；信息安全；技术保护　机关档案是记录我国内政活动、外交活动以及军事活动等诸多信　４５％至６Ｏ％；对于录音带以及录像档案的保管，其温度应控制在１８℃左　息的一种行政事务文件，为我国机关单位顺利开展各项工作提供了重　右，其湿度应控制在３５％至４５％之间　要的信息支持。此外，对于我国机关档案的安全问题，已经引起了机　３．加强机关档案信息的安全技术保护　关单位的高度重视。我国机关档案的研究较多，机关档案管理员的管　理意识较强，但是在技术监督以及安全保护等方面依然存在漏洞。因　其一，防止档案信息的泄露和流失。为了确保机关档案信息的完　此深入研究机关档案实体以及信息的安全保护问题极为重要。　整性和安全性，我们应改进档案保管的硬件设备，加强档案信息网络　安全保护，加强入网访问管理，设置信息防火墙技术，严格监控进入　１．加强保护机关档案实体的安全以及信息安全的必要性　到网络中的各种数据资料，禁止陌生账号对网络的范围；对于入侵网　机关档案作为我国内政、外交以及军事活动的真实记录，对于国　络的各种恶意行为应及时采取应对措施，从而确保档案信息的完整性　家的和谐发展有着极为重要的参考价值。所以要求长期并永久性的保　与安全性　存下来。而机关档案的安全保管则是机关单位进行档案工作的基础，　此外，对于计算机病毒，机关档案管理员应提高警惕，采取安全　如果未能够对机关档案采取科学的保护措施，将会对机关单位的全部　系数高的杀毒软件和防毒软件进行严格的控管，并及时进行处理，一　工作产生影响　而在计算机网络高速发展的时代，各种先进技术的普　旦发现病毒，就应立即采取相应措施，全方位杀毒。　及和运用，不断研制出各种新的档案载体，使得档案信息的保护又遇　其二，对机关方案信息应加强保密处理　现阶段，部分机关单位　到了新的问题。所以对机关档案的保护至关重要。如果对机关档案实　为了确保档案工作的顺利开展，保证机关档案资料的合理利用，采取　体没有采取行之有效的保护措施加以保护，将会对档案信息的完整性　了档案数字化管理工作。但是因为机关档案专业管理员较少，通常采　与安全性产生极大程度的威胁　因此对机关档案实体以及档案信息的　用外包管理模式。这种情况下，机关单位应和承包商签订档案保密协　安全保护，都是极为重要的工作　议，在档案管理期间，应切实做好档案的保密工作，确保档案信息的　此外，在机关档案的的安全保护工作中，以档案实体以及档案信　安全保管，任何人不得泄露档案信息［２］。此外，在做好机关档案信息　息的安全保护作为核心内容。如今的机关档案指的是包括纸质档案、　的保密工作的同时，还应预防档案信息的篡改。为相关人员提供防篡　记录图像、声音的磁带、实物档案、光学照片档案、缩微胶片档案等　改的数字化档案；并且在监控环境下，阅览以及利用机关档案信息；　在内的所有传统档案，以及包括了软盘、磁盘以及光盘在内的所有电　对于档案信息的查阅情况等做好详细的记录。　子档案以及数字档案等。不同类型的档案载体存在着不同的安全影响　其三，做好备份工作。备份指的是在运用存储介质的基础上，定　因素。因此机关档案管理员应对档案安全问题加以分析，并及时排除　期复制业务数据，在发生故障或灾害的情况下，能够及时恢复数据，　各种隐患，保证档案实体的完整性与安全性［１］。　最大限度的降低损失。通常所用的备份介质包括了关盘、磁盘以及硬　２．我国机关档案实体的安全保护　盘等。其中存取速度最快的是硬盘；保存时间最长的是光盘；备份成　其一，档案库房对于机关档案实体的安全保护存在着一定程度的　本最低的是磁带；常用的是移动硬盘以及光盘。笔者建议机关档案管　影响。库房作为档案保管的主要场所，是档案的“安身之地”，但只　理员将原有的纸质档案转化成电子档案，将原有的照片、录音带以及　是暂时保管机关档案的场所。通常情况下，我国机关档案库多是设置　录像带等录制成光盘，进行备份处理，然后加以保存，做好档案信息　在机关单位的办公大楼中，并利用多间房屋作为机关档案管理员的办　的备份工作，从而确保机关档案信息的完整性与安全性。　公场所以及档案库房。因此笔者建议应考虑档案库房的承重问题，结　其四，在读取机关档案信息的过程中，保证档案读取的安全性。　合我国建筑设计规范以及结构荷载规定等，提高档案库房的钢筋密　计算机技术以及多媒体技术的迅猛发展，使得档案信息读取设备以及　度。　读取软件不断更新。所以为了确保机关档案信息的数字化存储安全，　其二，火灾预防。科技的发达，我国建筑材料、电气设备的逐渐　应将读取软件和读取硬件同时加以保存：定期更新现行的软件设备以　增多，加大了机关档案库房的火灾威胁。火灾是影响机关档案实体安　及硬件设备，并将机关档案信息完全迁移至安全区域［３］。　全的首要问题。所以在设计档案库房的过程中，首先应考虑防火灾问　４．结语　题。我国档案局要求，在专门的防火区域内设置机关档案库房，其耐　在对机关档案实体以及档案信息加强保护的过程中，我们应树立　火极限应在四小时以上　通常在库房配备光感、温感以及烟感自动防　正确的安全保护观念，从火灾预防、库房设计、防水防潮、防水防潮　火预警探头。对于纸质档案较多的库房，为有效预防火灾，在库房门　等方面，加强对档案实体安全保护。从做好保密工作、做好防泄漏、　口应安装消防器材，并设置多个烟感式预警探头；或是配备自动灭火　防篡改以及备份工作等方面入手，加强对档案信息的安全保护。　系统。　参考文献　其三，防水防潮。机关档案库房的档案存放柜应设置在高于地　【１］张霞．档案安全风险评价指标的建立及其实现【Ｊ】．青海师范大学学报　面１５ｃｍ的位置；且给排水管道不能通过库房；库房内不能设计热水管　道。由于暖气管道的泄漏，会对库房纸质档案、磁带等造成严重影　（哲学社会科学版），２０１４，１１（Ｏ２）：７８—７９．　【２］谢建波．对机关档案实体安全与档案信息安全技术保护问题的认识　响，损毁字迹。所以当热水通过机关档案库房时，应直通而下，切不　【Ｊ】．档案管理，２０１０，Ｏ１（１　５）：１１６—１１　７．　可预留安装暖气片的接口。　［３］３肖英．浅谈中小城市如何加强档案实体安全与档案信息安全…．兰台　此外，温度和湿度对于机关档案的使用寿命产生严重影响。因　世界，２０１　３，１２（２　５）：２２１—２２３．　此，在保管机关档案的过程中，对于温度和湿度应有严格的要求。例　如：纸质档案的保管，其温度应控制在１５￣Ｃ至２３＂Ｃ　其湿度应控制在　作者简介　胡兹泉，湖北省疾病预防控制中心，本科。　．８４．．