公司档案管理制度

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事管理、经营以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、归档范围

1、本公司的各种文件、会议纪要、简报、便函及相关的工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表。

2、重要的会议材料，包括会议的记录、决议、典型发言等。3、上级单位发送给本公司的重要文件

3、本公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工简历、工资表、证件等方面的资料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

三、归档要求1、按照归档范围及时、完整、准确收集本公司工作中形成的各种文件材料。

2、归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。3、卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。

4、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件

之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。

6、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。

8、档案分类、组卷科学，便于保管和利用。

9、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

四、档案管理

1、公司指定专职人员负责其相关档案的管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

2、公司文件、统计报表、合同协议等材料的收集由专职部门负责整理后，交总经理审阅后归档。

3、档案材料，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。

4、加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。

5、积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记 6、加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。7、对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。

8、对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过领导批准，造具清册后进行销毁。

五、档案保密

1、不得在公共场所传播与机密有关的事项。 2、不得在不保密的地方存放机密文件。

3、不准把档案资料带出公司

4、严格执行查阅规定和各种管理制度。

5、档案员调动工作时，应认真办好移交手续。

六、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好档案材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

七、档案的使用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《档案借阅申请表》，报主管人员批准后，方可借阅。

2、档案借阅的最长期限为两周；用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

3、借阅人必须爱护档案资料，要保护档案的安全和保密，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆卷、摘抄、复印、摄像、转借、损坏。使用档案，要保持整洁。

八、附则

1、本制度由本公司相关部门协商后共同制定，本制度的解释权属公司。

2、本制度经下发之日起实施。