公司档案管理制度

某某集团有限公司档案管理制度

（试行版）

一、档案分类

1.目的

为了加强内蒙古万创实业集团有限公司档案工作整体建设，实现档案管理科学化、规范化、标准化，促进档案信息的开发利用，特制定本方案。

2.适用范围

本方案主要适用于内蒙古万创实业集团有限公司各中心、分子公司。档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是各子公司（版块）档案分类的基本依据。可参照执行。

3.定义

（1）企业档案：是指企业在生产经营和管理活动中形成的对企业有保存价值的各种形式的文件材料。

（2）类目：是指档案的类别目录。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。

4.管理职责

（1）内蒙古万创实业集团有限公司企管中心负责制定《企业档案分类方案》。

（2）内蒙古万创实业集团有限公司所属各子公司参照执行《企业档案分类方案》。

5.分类原则

（1）内蒙古万创实业集团有限公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。

（2）内蒙古万创实业集团有限公司企业档案分类以办公职能为基

础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案设置四级类目。一二级类目不得调整，三级类目原则上不得调整，只有当本类目档案十分少的情况下可以合并，四级及以下类目可以根据情况由档案管理员自行调整，但必须要在档案台账中载明。

6.类目设置

（1）一级类目：一级类目以公司进行划分，即有多少个公司设置多少个档案单元。一级类目应保持稳定，不得随意合并、拆分。

（2）二级类目：二级类目按照行政管理类、合同类、建设工程类、经营类、财务类、特殊载体类进行划分，二级类目应保持稳定，不得随意合并、拆分。

（3）三级类目：三级类目按照年限划分，当部分年限出现档案资料十分少的情况下，可以合并归档。

（4）四级类目：四级类目按照档案名称划分，当本类目中同类档案数量增多的时候可以单独拆分，另设目录。

7.标识符号

（1）为方便查找，防止遗失，每份档案在归档前由档案管理员用铅笔在档案首页上方空白处标注档案标识编号，标识编号一律采用大写英文字母加阿拉伯数字的方法进行编码。

（2）标识编号编制格式为：公司名称简称+二级类目简称+年份+阿拉伯数字。例：WCJT-XZ-2020-001，以此类推。

（3）会计档案类的编号排列方法按照财务部门会计凭证编制方法进行标注即可。

（4）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到规律清晰，井然有序。

二、档案归档

1.目的

为方便查找，规范简化归档文件整理工作，提高档案使用的效率

和质量，结合万创实业集团有限公司具体情况，特制定本制度。

2.适用范围

本办法适用于内蒙古万创实业集团有限公司、各中心、分子公司所有科室、部门及员工。

3.定义

（1）归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案已经由档案管理员归档保存的各种文件材料。

（2）归档文件整理：是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（3）件：是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)各为一件，来文与复文可为一件。

4.管理职责

（1）集团企管中心负责对归档文件进行管理（包括整理、保存、借阅审批、归还登记等），同时负责对各中心、分子公司档案管理制度执行情况进行指导、检查。

（2）各中心、分子公司负责归档文件的整理、归档，并定期向企管中心档案管理员移交。

5.归档要求

（1）凡涉及到上述分类方案里的所有文件均作为公司档案，均需按时归档。

（2）各中心、分子公司档案按季度进行归档，归档时间为次季度首月5日之前，各中心、分子公司次季度首月5日之前将上季度所产生的档案资料进行整理，一次性向企管中心档案管理员进行移交，并办理移交手续。其他管理制度规定归档时限的除外。

6．归档质量

（1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

7.归档整理 （1）装订

归档文件应按件装订。

A.装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

B.装订时，尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、下侧对齐。用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材料。

（2）排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（3）编目

归档文件应依据内蒙古万创实业集团有限公司档案分类方案和档案标识编号顺序编制归档文件目录。归档文件目录如下：

卷内文件目录

卷内顺序号 档案标识编号 归档者 档案名称 归档日期 页数 备注

A.卷内顺序号：填写卷内文件顺序号。一个文件一个号，用阿拉伯数字表示，例：001、002……，根据每件档案在卷内的排列顺序依次排列。

B.归档者：归档者填写归档人的姓名，即各中心、分子公司将档案移交给档案管理员的具体人员。

C.档案名称：档案的具体名称。填写档案名称项时应照实抄录，不能省略。

D.归档日期：填写归档的具体时间。

E.页数：填写本件档案的总页数。如本件档案没有页码或者附件没有页码，则由档案管理员在首页空白处标注，例如：本件档案共╳╳

页，或附件共╳╳页。

G.备注：注释文件需说明的情况。 （4）装盒

将归档文件按卷内编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊项目。不同年度、保管期限、机构的归档文件不应放入同一档案盒内，装不满一盒时，应通过使用不同厚度的档案盒来解决，或者合理合并解决。

（5）类目位置设置

类目位置设置要坚持“一级类目在柜上，二级类目在架上，三级类目在盒上，四级类目在表上”的原则。即一级类目标在柜上，二级类目标在文件柜内部的桁架上，三级类目标在档案盒的封面或盒脊上，四级类目标在档案盒内的目录表上。

（6）填写档案电子台账

按照档案归档类目、顺序填写档案电子台账，台账中载明的内容需和归档情况相符，以方便查找。

三、档案借阅与归还

1.目的

为方便各中心、分子公司对档案的借阅和使用，并确保档案在借阅、使用期间完好无损，特制定本制度。

2.适用范围

本办法适用于内蒙古万创实业集团有限公司、各中心、分子公司所有科室、部门及员工。

3.定义

（1）借阅：指各中心、分子公司员工在办理业务的过程中需要使用已经归档的档案时可以到集团企管中心档案管理员处办理借阅档案并办理相关手续的行为。

（2）归还：指各中心、分子公司员工档案借阅完毕后向企管中心归还档案，并办理相关手续的行为。

4.档案借阅原则

档案借阅坚持尽量使用复印件、尽量缩短周期的原则。凡可以通

过借阅复印件解决问题的情况一律由档案管理员复印后将复印件借阅，借阅复印件也需要登记审批。

5.档案借阅审批

（1）人事类档案、行政管理类档案、经营类档案、法律合同类档案借阅经借阅人部门、公司负责人审批，企管中心行政科长审批，档案管理员登记后方可借阅。

（2）财务类档案借阅经借阅人部门、公司负责人审批，财务中心副总监审批，档案管理员登记后方可借阅。

（3）档案借阅时需在借阅台账上进行登记，并标明借阅人、借阅日期、归还日期。

6.档案归还

（1）借阅档案需要按期归还，未按期归还的档案需要借阅人补充说明理由，并交由档案管理员在档案借阅台账上标注。

（2）未按期归还，也未书面说明理由，经档案管理员每月进行催收，三次催收还未归还，档案管理员可向企管中心申请对借阅人进行罚款处罚（罚款金额100-300元），经罚款处罚依然未归还者，则由企管中心行政科长组织进行调查，调查档案是否遗失，以及可能造成的损失，并提前谋划解决办法。

四、档案室管理

1.保密管理

（1）档案作为公司经营管理的商业资料，档案室工作人员要严格遵守公司档案管理保密制度，时刻警惕，防止遗失，确保档案的安全。

（2）档案室工作人员要认真保管好档案资料，未经允许，不得将档案资料带到公共场所和家中，也不准带着公司档案参观、探亲、访友或者交由其他人员浏览，不准将档案资料私自外借。

（3）档案室作为公司档案的存放地点，公司内部无关人员不得进入，外来人员不得进入，进入档案室的人员不得对档案拍照。

（4）公司内部相关人员要根据规定查阅档案，非财务人员查询财务档案需经财务中心副总监许可后方可查阅。如果查询合同类、涉法

类档案需经企管中心行政科长许可后方可查阅。

2.环境与要求

（1）档案室管理人员要对库房进行定期检查，并做好登记。 （2）档案室管理人员要做好防火、防水、防盗、防潮、防虫、防鼠等管理工作。

（3）接收档案入库，必须保证档案的完整、系统、规范，办理交接手续，并由移交人签字。

（4）档案室对接收来的档案要进行科学的分类、编目、登记，排架，合理保存。

（5）档案管理员要编制必要的档案检索工具，便于查找和利用。 （6）对各中心、分子公司的档案管理工作进行指导和监督，保证归档文件完整、准确，确保案卷质量。

（7）档案室管理人员调动，必须办好交接手续。

（8）不断改善管理条件，逐步实现档案管理科学化、标准化、规范化，提高档案管理水平。

五、其它

1.本制度由企管中心负责解释和修订。 2.本制度于发布之日起执行。

附件： 1.《卷内档案目录》

2.《档案交接表》

3.《内蒙古万创集团电子档案台账》 4.《内蒙古万创集团档案借阅审批表》

5.《内蒙古万创实业集团档案归档、借阅、归还流程》