档案管理系统需求

一、建立档案管理模块，基本实现以下功能： （一）数据录入功能

以及完成档案文本与各种电子档案原件（扫描的光栅图或矢量图）的挂接。在此处可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作。

1、档案人员在进行档案信息录入工作时，可有添加、编辑、删除、修改加入当前档案、撤出当前档案和编目等操作。

2、可同步复制系统各部门已经添加的信息，比如市场营销部的客户信息。 3、记录修改信息和旧档案，以备对档案修改情况的跟踪。

4、电子文件的批量挂接功能可以将档案人员已录入的档案记录和电子档案原件根据某种规则自动对应，使我们能够在检索到档案条目的同时浏览电子原件。

（二）检索查询功能

对本系统所管理的各类档案进行多种方式的检索、浏览和下载。用户在查询时可按：客户名称、客户经理、工程项目、保函编号等进行各种条件的组合检索。

用户在档案系统中检索，只要权限允许，应可以直接浏览到所需信息的原文，甚至于下载到本地机供用户利用。

该模块中的检索查询应均受到权限设置子系统中用户和档案权限的。 （三）借阅管理功能

借阅管理部分除了实现借阅发派功能之外。还可以对户的借阅情况，以及用户对档案查询和利用情况进行方便地统计。

借阅管理部分应分为纸介质档案的借阅管理和电子档案两部分。 （四）统计报表功能

档案管理人员应能够完成档案工作所需的任意报表的设计打印工作。有报表设计功能，可以打印和统计各种档案数据，并可以灵活的定义统计项和检索条件等。

（五）权限设置功能

档案管理人员可通过权限设置部分可对档案的权限等进行一系列灵活的设

置，并可细化到某一案卷和文件的权限（如：该文件是否可浏览、下载和借阅等），也可以为某一用户临时赋权。

（六）销毁管理功能

销毁管理部分功能为：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除，同时记录销毁信息（如申请人、批准人、销毁原因、销毁日期等），以便于对从前销毁的操作进行检索。

二、档案管理模块分为三个区：档案库管理区，档案库编辑区、功能窗口区。（类 似于下图）

(一）档案库管理区：按不同的地区设置为第一层，将不同的分公司设置为第二层，将不同的客户档案库设置为第三层。在对各档案库进行操作时，只是针对第

三层的档案库进行操作。

(二）档案编辑区：按照一定的规则给档案编号，这些字段用于查询。 (三）功能窗口区：

通过不同功能窗口的切换，来实现对档案库的各项特殊操作。具体包括： 扫描窗口：将信息（原文）通过扫描仪，录入到系统中。

文件窗口：将文档文件，通过复制或引入的方式将其与记录相关联。 显示窗口：显示一条记录中存在的扫描文件或文档。 编目窗口：设计并打印报表。 统计窗口：统计档案记录。

借阅窗口：对借阅的记录、催还、删除等工作。

提醒窗口：提醒使用者对档案的管理，一般由时间参数来定。 销毁窗口：对销毁单的记录、删除等管理工作。 审批窗口：管理需作审批的各项内容。 传阅窗口：对传阅文件的控制与管理。

由以上提出来的基本是档案管理系统的需求，客户关系管理系统只能提供简单的档案数据库，实现简单的查询，统计功能。客户关系管理系统负荷不了电子文件的容量，电子文件无法上传到CRM系统上。电子文件需要另外建立一资料库，将文件分类扫描存放。基于以上的的理由，为了尽可能将电子文件与客户关系管理系统连接起来，运用超链接，让我们能够在检索到客户基本资料的同时通过连接浏览相关的电子扫描件。

资质证书电子扫描件链接地址 项目信息： 项目名称/出函机构/出函时间/保函编号/(链接该项目的电子扫描件） 公司简介 公司章程 …… 电子扫描件链接地址

 客户基本信息中添加——企业简介（含过往业绩介绍）和公司章程、公司证

件（营业执照正、副本、组织机构代码证正、副本、税务登记证（国税地税）正、副本）

 添加一个二级科目——项目信息。如下图：

项目出函生效时间 失效时间 保函编号 保函金额 自营/挂靠 法律授权及合同文本 项目财务 名称 机构 资料 信息 1 A 建行 2014.11.20 2015.11.20 154420000 自营 链接地址 链接链接地址 地址 2

 由于公司提供的财务信息（工商信息查询单、验资报告、已年审的贷款卡、

财务报表、审计报告）会根据项目的时间不同，所以将这部分放在项目信息中，而不是放于于客户基本信息中。

 项目名称A链接系统中风控部门对应项目的审批信息。

期望能实现以下效果：

1. 所有链接希望能实现预览效果，可以直接在系统界面浏览电子扫描件，不用

跳转资料库下载才能看到相关资料。

2. 不只根据客户名称，还可以根据出函机构、自营/挂靠、生效时间、失效时

间、保函金额等字段做统计。

3. 可以同步链接其他的部门对该项目的处理信息。

4. 档案管理员可以对客户信息档案有修改、编辑的权限。

电子扫描件资料库

 一级科目——客户名称

 二级科目——企业基本资料、项目资料

 三级科目——企业基本资料中分企业简介（含过往业绩介绍）和公司章程、

公司证件（营业执照正、副本、组织机构代码证正、副本、税务登记证（国税地税）正、副本）

项目资料中以各个银行平台为三级科目，建行、鼎业、桂银……  四级科目——

客户名称

企业基本资料 项目资料

法律文件、项目资料。之后便将资料分类扫描，制作目录，放置到相应的文件夹位置。

后期扫描录入的时候顺便可以将原有的存档方式改变，根据系统，以客户编号来入档，做到纸质版档案跟系统统一，方便查询。

企业简介

公司章程

公司证件

建行

鼎业

桂银

……