在一个公司或组织的整体预算中，会议费用通常占据的比例视公司规模、行业特点和经营模式而有所不同。一般来说，大型企业或公司可能会将会议费用列为重要的支出项目，占据整体预算的一定比例，通常在1%-5%之间。而对于中小型企业或非营利组织来说，会议费用可能占据的比例更低，通常在0.5%-2%之间。
管理者在控制会议费用时可以考虑以下几点方法：
制定明确的会议预算，包括会场租赁、餐饮、交通、住宿等各个方面的费用，并严格执行预算控制。选择经济实惠的会议场地，可以考虑使用公司内部会议室或选择价格适中的外部场地。灵活运用现代科技，如视频会议和在线会议工具，减少实际聚集的次数，降低会议费用。合理安排会议时间，避免在旺季或节假日举办会议，可以节约一定费用。鼓励员工节约开支，如选择经济舱机票、共享住宿等方式，降低个人差旅费用。总之，管理者需要根据公司实际情况和预算情况来合理控制会议费用的支出，以确保会议的效果最大化，同时费用的控制也能为公司节约成本，提升整体经营效益。